Shelton's Attendance Guidelines

Attendance Guidelines

ATTENDANCE GUIDELINES


Shelton School District Families,

We know that educating our children is a partnership between schools and families. Our focus this year will be accommodating the varied needs and schedules of families and students. Attendance taking procedures will first include taking attendance during instructional periods, once a day for elementary and throughout the day for secondary. However, it will have a more flexible approach by considering student engagement through synchronous (live), asynchronous (recorded) lessons as well as interactive lesson and assignment completion outside of regular school hours. Excused absences will also be extended to families experiencing illness, parent/guardian conflicting work schedules, and online connectivity issues.

We want our families to know that students can participate in their learning from the start of the school day until 11:59 PM each day. Student attendance at the elementary level will be determined once a day. And at the secondary level student’s attendance will be taken for each scheduled day and for each class that they are scheduled to take. Please know that our staff will be monitoring your child’s participation and we will also be checking in with you to see how things are going, while we are in this remote learning environment.

Here are some questions we would like to answer for you in regards to attendance for the 2020-2021 school year.

What is the definition of attendance during remote learning?

Students' participation in synchronous (live) classes as well as working asynchronously (recorded), or independently on planned learning activities and assignments, will count as a student being present for attendance.

The Office of the Superintendent of Public Instruction (OSPI) has provided examples of what student participation could look like in order to be counted as present, including, but not limited to:

  • Daily logins to learning management systems and completion of meaningful learning activities;
  • Daily interactions with teacher(s) to acknowledge attendance (including messages, emails, phone calls, or video chats); or
  • Evidence of participation in a task or assignment. Student presence is determined by engaging in planned synchronous or asynchronous activities.

For full guidance regarding please go to: https://www.k12.wa.us/student-success/support-programs/attendance-chronic-absenteeism-and-truancy

What types of absences are there during remote learning?

Students will either be recorded as "present" or "absent." Students will not be marked late or tardy during this period of 100% online learning. There are excused and unexcused absences.
Absences due to the following COVID-19 causes will be considered excused:

  • Student or family health issues
  • Caring for a family member
  • Student's employment or other family obligations during scheduled school hours
  • Lack of necessary instructional tools (e.g., internet connectivity)
  • Parent work schedule

For the full list of what qualifies as an excused absence, open the Revised Code of Washington (RCW) document please go to https://www.k12.wa.us/sites/default/files/public/profpractices/adminresources/rulesprocess/OTS25243.pdf

What is the process if a student is believed to be absent?

Absences should not be recorded until staff has taken action to reach out and connect with the student and family to better understand the student's learning experience and ensure that the student has not participated in planned asynchronous, or independent learning activities during the school day or during off-schedule school hours.

The school must apply OSPI requirements and district guidelines to determine excused and unexcused absences. Schools will take several different steps, summarized below, if they believe a student was absent.
If a student is believed to have an unexcused absence, our schools staff will work to:

Determine if planned asynchronous learning activities occurred by checking K-12 activity, emailing or having a phone call with the family, checking for completed assignments, etc.

  • Follow district guidelines to determine if the absence is excused or unexcused.
  • Ensure attendance, once verified, is updated.
  • Notify the family of an unexcused absence.
  • Collaborate with the student and family to develop a plan of support, if necessary.
  • Monitor results and adjust the support plan when needed.

If you have any questions in regards to attendance please reach out to your child’s school for help. Or you can contact Maryann Marshall the Executive Director of Instructional Programs K-12 at mmarshall@sheltonschools.org.

Policy 3122 - Excused & Unexcused Absences
Procedures 3122 - Excused & Unexcused Absences


Familias del Distrito Escolar Shelton,

Sabemos que educar a nuestros hijos es una asociación entre las escuelas y las familias. Nuestro enfoque este año será acomodar las diversas necesidades y horarios de las familias y los estudiantes. Los procedimientos de toma de asistencia primero incluirán la asistencia durante los períodos de instrucción, una vez al día para la primaria y durante todo el día para la secundaria y preparatoria. Sin embargo, tendrá un enfoque más flexible al considerar la participación de los estudiantes a través de lecciones sincrónicas (en vivo), asincrónicas (grabadas), así como la finalización de lecciones interactivas y tareas fuera del horario escolar regular. Las ausencias justificadas también se extenderán a las familias que experimentan enfermedades, horarios de trabajo conflictivos entre padres/tutores y problemas de conectividad en línea.

Queremos que nuestras familias sepan que los estudiantes pueden participar en su aprendizaje desde el inicio del día escolar hasta las 11:59 PM todos los días. La asistencia de los estudiantes al nivel elemental se determinará una vez al día. Y en el nivel de secundaria y preparatoria la asistencia del estudiante será tomada para cada día programado y para cada clase que están programados para tomar. Por favor, sepa que nuestro personal estará monitoreando la participación de su hijo y también estaremos informando con usted para ver cómo van las cosas, mientras estamos en este entorno de aprendizaje remote.

Estas son algunas preguntas que nos gustaría responder para usted con respecto a la asistencia para el año escolar 2020-2021.

¿Cuál es la definición de asistencia durante el aprendizaje remoto?

La participación de los estudiantes en clases sincrónicas (en vivo),) así como el trabajo de forma asincrónica (grabada), o de forma independiente en las actividades y tareas de aprendizaje planificadas, contará como un estudiante presente para la asistencia.

La Oficina del Superintendente de Instrucción Pública (OSPI, por sus siglas) ha proporcionado ejemplos de cómo podría ser la participación de los estudiantes para ser contada como presente, incluyendo, pero no limitado a:

  • Inicios de sesión diarios en los sistemas de gestión del aprendizaje y la realización de actividades de aprendizaje significativas;
  • Interacciones diarias con los maestros para reconocer la asistencia (incluyendo mensajes, correos electrónicos, llamadas telefónicas o chats de video); O
  • Evidencia de participación en una tarea o asignación. La presencia de los alumnos se determina mediante la participación en actividades sincrónicas o asincrónicas planificadas.

Para una guía completa al respecto checar: https://www.k12.wa.us/student-success/support-programs/attendance-chronic-absenteeism-and-truancy

¿Qué tipos de ausencias existen durante el aprendizaje remoto?

Los estudiantes serán registrados como "presentes" o "ausentes". Los estudiantes no serán marcados tarde o tardío durante este período de aprendizaje 100% en línea. Hay ausencias justificadas e injustificadas.
Las ausencias debidas a las siguientes causas COVID-19 se considerarán justificadas:

  • Problemas de salud estudiantil o familiar
  • Cuidar a un miembro de la familia
  • Empleo del estudiante u otras obligaciones familiares durante el horario escolar programado
  • Falta de herramientas de instrucción necesarias (por ejemplo, conectividad a Internet)
  • Horario de trabajo de los padres

Para obtener la lista completa de lo que califica como una ausencia justificada, abra el documento del Código Revisado de Washington (RCW) https://www.k12.wa.us/sites/default/files/public/profpractices/adminresources/rulesprocess/OTS25243.pdf

¿Cuál es el proceso si se cree que un estudiante está ausente?

Las ausencias no deben registrarse hasta que el personal haya tomado medidas para comunicarse y conectarse con el estudiante y la familia para comprender mejor la experiencia de aprendizaje del estudiante y asegurarse de que el estudiante no ha participado en actividades de aprendizaje asíncronas o independientes planificadas durante el día escolar o durante el horario escolar fuera de horario.

La escuela debe aplicar los requisitos de OSPI y las pautas del distrito para determinar las ausencias justificadas y sin excusas. Las escuelas tomarán varios pasos diferentes, resumidos a continuación, si creen que un estudiante estuvo ausente.

Si se cree que un estudiante tiene una ausencia injustificada, el personal de nuestra escuela trabajará para:

  • Determine si se han producido actividades de aprendizaje asíncrono planificadas comprobando la actividad de K-12, enviando un correo electrónico o realizando una llamada telefónica con la familia, comprobando las asignaciones completadas, etc.
  • Siga las pautas del distrito para determinar si la ausencia es justificada o no justificada.
  • Asegúrese de que la asistencia, una vez verificada, se actualiza.
  • Notificar a la familia de una ausencia injustificada.
  • Colaborar con el estudiante y la familia para desarrollar un plan de apoyo, si es necesario.
  • Supervise los resultados y ajuste el plan de soporte cuando sea necesario.

Si tiene alguna pregunta con respecto a la asistencia, comuníquese con la escuela de su hijo para obtener ayuda. O puede comunicarse con Maryann Marshall, Directora Ejecutiva de Programas De Instrucción K-12 mmarshall@sheltonschools.org.

Política 3122 - Ausencias Justificadas e Injustificadas
Procedimientos 3122 - Ausencias Justificadas e Injustificadas

 
  • 700 S. First St., Shelton, WA 98584
  • p: 360-426-1687
  • f: 360-427-8610

The Shelton School District does not discriminate in any programs or activities on the basis of sex, race, creed, religion, color, national origin, age, veteran or military status, sexual orientation, gender expression or identity, disability, or the use of a trained dog guide or service animal and provides equal access to the Boy Scouts and other designated youth groups. The following employee has been designated to handle questions and complaints of alleged discrimination: Terry Meisenburg, Director of Human Resources. 360-426-1687. 700 S. 1st Street; Shelton, WA 98584. Complaint procedure can be found on this website under Board Policy #3210 (students) and #5010 (employees).

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